Trách nhiệm của các chủ thể trong quá trình thực hiện ủy thác thu thập chứng cứ - Thực tiễn áp dụng và kiến nghị hoàn thiện pháp luật
Sign In

Trách nhiệm của các chủ thể trong quá trình thực hiện ủy thác thu thập chứng cứ - Thực tiễn áp dụng và kiến nghị hoàn thiện pháp luật

1. Trách nhiệm của chủ thể ủy thác thu thập chứng cứ
Bộ luật Tố tụng dân sự năm 2015 (BLTTDS năm 2015) không quy định rõ ràng, cụ thể chủ thể ủy thác thu thập chứng cứ có trách nhiệm như thế nào trong hoạt động ủy thác nhưng thông qua các quy định tại Bộ luật này, Nghị quyết số 04/2012/NQ-HĐTP ngày 03/12/2012 hướng dẫn thi hành một số quy định về “chứng minh và chứng cứ” của Bộ luật Tố tụng dân sự đã được sửa đổi, bổ sung theo luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Bộ luật Tố tụng dân sự, Luật Tương trợ tư pháp và Thông tư liên tịch số 12/2016/TTLT-BTP-BNG-TANDTC ngày 19/10/2016 quy định về trình tự, thủ tục tương trợ tư pháp phong lĩnh vực dân sự thể hiện: Chủ thể ủy thác có các trách nhiệm xác định đúng địa chỉ đương sự, người làm chứng và nơi có chứng cứ cần thu thập; các yêu cầu ủy thác phải cụ thể, rõ ràng.
1.1. Xác định đúng địa chỉ đương sự, người làm chứng, nơi có chứng cứ cần thu thập
Nguyên đơn là người đầu tiên phải cung cấp địa chỉ của bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan, người làm chứng khi khởi kiện tại Tòa án. Nguyên đơn không cung cấp được hoặc cung cấp không đúng địa chỉ của bị đơnthì Tòa án có quyền trả lại đơn khởi kiện[1]. Tương tự, bị đơn có yêu cầu phản tố, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan có yêu cầu độc lập phải cung cấp nơi có chứng cứ cần thu thập, địa chỉ người làm chứng. Nếu đương sự không cung cấp được chính xác địa chỉ của người làm chứng, nơi có chứng cứ cần thu thập thì Tòa án sẽ không có cơ sở để xem xét yêu cầu của họ. Do đó, xác định đúng địa chỉ của đương sự, người làm chứng có ý nghĩa rất lớn đối với hoạt động giải quyết vụ án, hoạt động chứng minh của đương sự, tạo điều kiện để Tòa án giải quyết nhanh chóng và chính xác vụ việc dân sự. Thực tiễn, khi Tòa án yêu cầu nguyên đơn cung cấp địa chỉ người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan, người làm chứng, bị đơn có thay đổi nơi cư trú, thì nhiều trường hợp nguyên đơn cung cấp địa chỉ của họ không chính xác do không biết chắc chắn địa chỉ, không tìm được địa chỉ của đương sự, đương sự không có nơi cư trú ổn định, cũng có khi nguyên đơn cố tình không cho Tòa án biết địa chỉ của họ.
Ví dụ: Quyết định ủy thác thu thập chứng cứ số 262/2016/QĐ-UTTA ngày 09/5/2016 của Tòa án nhân dân huyện Trần Văn Thời, tỉnh Cà Mau về “dân sự” giữa nguyên đơn: Bà Thái Thị Tú, cùng các nguyên đơn và bị đơn: Ông Thái Bá Tước. Trong vụ án trên, nguyên đơn đã cung cấp cho Tòa án địa chỉ của những người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan là Thái Kim Tiếng, Thái Chí Phương, Thái Chí Tâm, Thái Mỹ Linh có địa chỉ ở tại số nhà 82/35, đường Nguyễn Hồng Đào, phường 14, quận Tân Bình, thành phố Hồ Chí Minh. Tòa án nhân dân huyện Trần Văn Thời đã dựa vào lời khai trên của nguyên đơn nên đã ra quyết định ủy thác cho Tòa án nhân dân quận Tân Bình, thành phố Hồ Chí Minh để lấy lời khai những người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trên nhưng Tòa án nhân dân quận Tân Bình có phiếu xác minh gửi đến Tòa án nhân dân huyện Trần Văn Thời xác định các đương sự trên không có thường trú, tạm trú, sinh sống tại địa chỉ như ủy thác. Như vậy, việc ủy thác thu thập chứng cứ nhiều lúc gặp khó khăn, kéo dài thời gian giải quyết vụ án khi không xác định được địa chỉ đương sự, người làm chứng. 
Từ thực tiễn trên, để hạn chế tình trạng các đương sự cung cấp địa chỉ đương sự, người làm chứng, nơi có chứng cứ cần thu thập trong vụ án không chính xác, cung cấp qua loa sau khi Tòa án thụ lý vụ án, thì ngay từ khi thụ lý vụ án Tòa án yêu cầu nguyên đơn phải cung cấp chứng cứ chứng minh địa chỉ của đương sự, người làm chứng, chứng cứ cần thu thập ở đâu như sổ hộ khẩu, đăng ký tạm trú hoặc xác nhận của chính quyền địa phương nơi có chứng cứ cần thu thập, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, giấy chứng nhận quyền sở hữu... Việc này là rất cần thiết, vì khi Tòa án chưa thụ lý vụ án thì tâm lý các đương sự thường sợ Tòa án không thụ lý đơn nên các đương sự rất tích cực cung cấp chứng cứ theo yêu cầu của Tòa án, nhưng khi Tòa án đã thụ lý vụ án thì các đương sựphó mặc mọi việc cho Tòa án.
1.2. Yêu cầu ủy thác phải rõ ràng
Tòa án ủy thác phải có trách nhiệm thể hiện yêu cầu ủy thác rõ ràng, cụ thể nhằm giúp cho chủ thể nhận ủy thác hiểu rõ toàn bộ yêu cầu ủy thác. Trong thực tiễn, khi ra quyết định ủy thác thu thập chứng cứ một số thẩm phán thể hiện yêu cầu ủy thác không rõ ràng, cụ thể, đầy đủ làm cho việc ủy thác phải tiến hành nhiều lần hoặc chờ văn bản bổ sung làm rõ của người yêu cầu ủy thác. Đề làm rõ nội dung này, tác giả tìm hiểu các biện ủy thác thu thập chứng cứ cụ thể:
Thứ nhất, đối với hoạt động ủy thác lấy lời khai của đương sự
Đương sự là những người có quyền và nghĩa vụ liên quan trực tiếp trong vụ án. Lời trình bày của các đương sự có ý nghĩa quan trọng trong việc giải quyết vụ việc dân sự. Bộ luật Tố tụng dân sự không bắt buộc lấy lời khai của họ trong mọi vụ việc dân sự, chỉ khi đương sự không thể tự viết bản tự khai hoặc có bản tự khai nhưng không đầy đủ, rõ ràng thì Tòa án lấy lời khai của đương sự[2]. Hoạt động lấy lời khai của đương sự có ý nghĩa to lớn trong việc giải quyết toàn diện vụ việc dân sự. Tuy nhiên, người nhận ủy thác là người không được nghiên cứu hồ sơ, không biết cần phải hỏi theo hướng nào để lời khai được đầy đủ. Do đó yêu cầu ủy thác phải rõ ràng, đầy đủ.
Ví dụ: Quyết định ủy thác thu thập chứng cứ số 12/2016/QĐ-UTTA ngày 14/7/2015 của Tòa án nhân dân huyện Thủ Thừa, tỉnh Long An về “chia tài sản chung” giữa nguyên đơn: Bà Huỳnh Thị Kim Hồng và bị đơn: Ông Huỳnh Văn Hoành và ông Huỳnh Văn Dẫn là người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trong vụ án. Tại quyết định trên, Tòa án nhân dân huyện Thủ Thừa yêu cầu Tòa án nhân dân thành phố Cà Mau, tỉnh Cà Mau lấy lời khai ông Dẫn với nội dung: Ông Dẫn có yêu cầu Tòa án giải quyết vấn đề gì không? Có yêu cầu Tòa án giải quyết vắng mặt không? Nếu có yêu cầu xin vắng mặt thì phải làm đơn. Nội dung hỏi người có liên quan trên là không đầy đủ. Vì nếu ông Dẫn có yêu cầu độc lập thì phải làm đơn yêu cầu và nộp tiền tạm ứng án phí. Trường hợp trên, nếu ông Dẫn có yêu cầu chia tài sản chung, Tòa án  nhân dân huyện Thủ Thừa phải ủy thác ít nhất một lần nữa. Như vậy, khi lấy lời khai các đương sự như thế nào là đủ, rõ ràng cần có hướng dẫn chung, thống nhất.
Để tránh việc lấy lời khai đương sự không đầy đủ, không rõ ràng Tòa án nhân dân tối cao cần có nghị quyết hướng dẫn rõ nội dung cần lấy lời khai của đương sự, cụ thể:
Nguyên đơn, Tòa án cần làm rõ yêu cầu của nguyên đơn đối với bị đơn, nội dung tranh chấp, lý do yêu cầu, yêu cầu đó có liên quan những người nào khác không, các tài liệu, chứng cứ chứng minh cho yêu cầu của nguyên đơn là có căn cứ.
Bị đơn có ý kiến như thế nào đối với yêu cầu của nguyên đơn (đồng ý hay không đồng ý ở những điểm nào), trình bày của nguyên đơn đúng sai chỗ nào, có yêu cầu phản tố không, có chứng cứ nào phản đối yêu cầu của nguyên đơn không.
Người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan: Làm rõ liên quan như thế nào, có yêu cầu độc lập hay không, có yêu cầu gì về quyền và nghĩa vụ liên quan đến vụ việc dân sự không.
Để tránh tình trạng phải ủy thác nhiều lần do trong quá trình lấy lời khai thì phát sinh những tình tiết mới, Tòa án ủy thác phải ghi thêm trong quyết định ủy thác nội dung: “Trong trường hợp lời khai đương sự có phát sinh tình tiết mới có liên quan đến vụ việc dân sự ngoài yêu cầu ủy thác thì yêu cầu Tòa án được ủy thác hỏi làm rõ tình tiết trên”.
Thứ hai, đối với yêu cầu ủy thác thẩm định tại chỗ và định giá
Hoạt động thẩm định tại chỗ là hoạt động nhằm ghi nhận lại kết quả xem xét, thẩm định, mô tả rõ hiện trường[3]. Như vậy, hoạt động thẩm định tại chỗ là hoạt động nhằm ghi nhận lại toàn bộ tình trạng tài sản cần thẩm định về kích thước, hình dạng, hiện trạng, diễn biến sử dụng của tài sản nên việc ghi nhận phải rõ ràng, đầy đủ. Hoạt động ủy thác thẩm định tại chỗ là một biện pháp thu thập chứng cứ quan trọng, không thể thiếu trong các vụ việc dân sự tranh chấp quyền sử dụng đất, tranh chấp liên quan đến quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất, hoặc các tài sản khác không tiện di chuyển đến Tòa án đang thụ lý giải quyết vụ việc dân sự. Hoạt động này là căn cứ để định giá tài sản trong trường hợp vụ án cần phải định giá, là cơ sở để Tòa án tuyên một bản án thi hành được trong thực tiễn, có nhiều vụ án kết quả thẩm định là chứng cứ quan trọng được đưa vào các đánh giá để chấp nhận hoặc bác yêu cầu của đương sự. Ngoài ra, tên gọi biện pháp này có sự không đồng nhất với nhau. Về tên gọi tại Điều 101 BLTTDS năm 2015 ghi là xem xét, thẩm định tại chỗ, trong khi tại khoản 1 Điều 105 BLTTDS năm 2015 thì ghi nhận là thẩm định tại chỗ. Thực tế xem xét thẩm định tại chỗ và thẩm định tại chỗ là một biện pháp nên Bộ luật Tố tụng dân sự nên thống nhất một tên gọi cho phù hợp. Theo tác giả thẩm định tài sản đã bao hàm cả nghĩa xem xét tài sản nên sửa tên gọi tại Điều 101 BLTTDS năm 2015 là thẩm định tại chỗ là phù hợp.
Hoạt động định giá là hoạt động nhằm xác định giá tài sản đang tranh chấp. Việc xác định giá trước tiên theo sự thỏa thuận của các đương sự về giá, về tổ chức thẩm định giá. Tòa án ra quyết định định giá và thành lập hội đồng định giá khi có đương sự yêu cầu; khi các đương sự không thỏa thuận được giá tài sản; không thỏa thuận được tổ chức thẩm định giá hoặc các đương sự thỏa thuận giá thấp hơn giá thị trường nhằm trốn tránh nghĩa vụ thuế với Nhà nước hoặc người thứ ba; có căn cứ cho thấy tổ chức thẩm định giá đã vi phạm pháp luật khi thẩm định giá[4]. Cả hai biện pháp có ý nghĩa to lớn trong hoạt động ủy thác thu thập chứng cứ của Tòa án trong trường hợp tài sản ở ngoài phạm vi quản lý của Tòa án đang thụ lý, giải quyết vụ án.
Tuy nhiên, kết quả ủy thác của hoạt động thẩm định tại chỗ và định giá này còn nhiều hạn chế do nhiều nguyên nhân, trong đó: Tòa án ủy thác không cung cấp đầy đủ giấy tờ, tài liệu liên quan đến tài sản cần thẩm định, nhiều trường hợp yêu cầu ủy thác không rõ ràng gây khó khăn cho chủ thể nhận ủy thác.
Ví dụ 1: Quyết định ủy thác thu thập chứng cứ số 01/2016/QĐ-UTTA ngày 14/6/2016 của Tòa án nhân dân thành phố Bạc Liêu, tỉnh Bạc Liêu về “Hôn nhân và gia đình” giữa nguyên đơn: Bà Đặng Thị Vân và bị đơn ông Bùi Xuân Nghiêm. Tại quyết định ủy thác thu thập chứng cứ trên Tòa án nhân dân thành phố Bạc Liêu yêu cầu Tòa án nhân dân thành phố Cà Mau tiến hành biện pháp xem xét, thẩm định tại chổ và định giá tài sản là nhà và đất có diện tích 76 m2, tọa lạc tại Hẻm 414, đường Nguyễn Trãi, khóm 6, phường 9, thành phố Cà Mau. Yêu cầu ủy thác như trên, không thể hiện rõ tài sản nhà đất được thẩm định có giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hay giấy tờ, tài liệu liên quan đến phần đất, đất đó ai đang sử dụng thuộc thửa, tờ bản đồ nào, do ai đứng tên. Vì tại hẻm 414, đường Nguyễn Trãi, khóm 6, phường 9, thành phố Cà Mau, tỉnh Cà Mau có nhiều nhà nên không thể xác định được thẩm định nhà và đất nào. Do điều này nên Tòa án nhân dân thành phố Cà Mau, tỉnh Cà Mau không thể thực hiện được việc ủy thác thẩm định tại chỗ.
Ví dụ 2: Quyết định ủy thác thu thập chứng cứ số 02/2016/QĐ-UTTA ngày 18/01/2016 của Tòa án nhân dân thành phố Bạc Liêu, tỉnh Bạc Liêu về “Hợp đồng tín dụng” giữa nguyên đơn Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Việt Nam và bị đơn bà Trần Bích Liễu. Tại quyết định ủy thác thu thập chứng cứ trên thì yêu cầu ủy thác không rõ ràng, khó thực hiện, cụ thể: “Hiện trạng tài sản thế chấp là 02 quyền sử dụng đất nêu trên hiện có giống thời điểm thế chấp, theo hợp đồng thế chấp số 0074/11/HĐBL ngày 05/10/2011 không?” Yêu cầu ủy thác như trên không hiểu là thẩm định tại chỗ hay là xác minh các tình tiết của vụ án. Vì xem xét, thẩm định tại chỗ thực chất là quan sát và ghi nhận lại hiện trạng đối tượng cần xem xét. Trong quyết định trên yêu cầu thể hiện rõ hiện trạng tài sản thế chấp hiện nay có giống với thời điểm thế chấp. Vấn đề đặt ra là giống là giống về vấn đề gì. Có cần thể hiện rõ kích thước, diện tích gì không, có cần xác định tài sản trên đất do ai xây dựng không.
Như vậy, trong thực tiễn giải quyết án, nhiều thẩm phán vẫn chưa thể hiện cụ thể, rõ ràng yêu cầu ủy thác thu thập chứng cứ làm cho chủ thể nhận ủy thác khó thực hiện hoặc phải yêu cầu chủ thể ủy thác giải thích, bổ sung yêu cầu ủy thác.
Theo tác giả, Tòa án nhân dân tối cao ban hành Nghị quyết hướng dẫn nội dung chính của các quyết định ủy thác thu thập chứng cứ thẩm định tại chỗ, đánh giá tài sản theo hướng:
Đối với quyết định ủy thác thẩm định tại chỗ phải có các nội dung: Thẩm định tài sản gì, đặc điểm, chất lượng như thế nào, tài sản đang ở đâu, do ai đang trực tiếp quản lý, sử dụng, quá trình canh tác, sử dụng, cải tạo tài sản kèm theo bản phô tô toàn bộ giấy tờ, tài liệu chứng minh quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng đất có liên quan đến việc định giá. Yêu cầu ủy thác cụ thể, rõ ràng, cùng với các tài liệu kèm theo sẽ giúp Tòa án nhận ủy thác xác định đúng tài sản cần xem xét thẩm định.
Đối với quyết định ủy thác thu thập chứng cứ biện pháp định giá tài sản, yêu cầu ủy thác phải có các nội dung: Định giá tài sản gì, kích thước, diện tích, đặc điểm, chất lượng như thế nào, công sức cải tạo tài sản. Yêu cầu ủy thác cụ thể, rõ ràng, cùng với các tài liệu kèm theo sẽ giúp Tòa án nhận ủy thác xác định đúng tài sản cần định giá và qua đó xác định chính xác giá trị tài sản cần định giá.
1.3. Sửa chữa, bổ sung yêu cầu ủy thác kịp thời
Trong quá trình thực hiện yêu cầu ủy thác có nhiều trường hợp yêu cầu ủy thác không đầy đủ, rõ ràng làm cho chủ thể nhận ủy thác không thể thực hiện có hiệu quả yêu cầu ủy thác. Trong trường hợp trên, chủ thể nhận ủy thác có quyền yêu cầu chủ thể ủy thác bổ sung, làm rõ bằng văn bản, nếu chủ thể ủy thác không bổ sung, làm rõ thì chủ thể nhận ủy thác có quyền trả lại hồ sơ ủy thác và không thực hiện việc ủy thác[5]. Quy định này nhằm nâng cao trách nhiệm của chủ thể ủy thác, đồng thời là cách thức giải quyết dứt điểm yêu cầu ủy thác trong trường hợp yêu cầu ủy thác không rõ ràng. Tuy nhiên, quy định như trên cần hiểu như thế nào? Có cần phải đợi văn bản trả lời của chủ thể nhận ủy thác là không bổ sung, sửa chữa yêu cầu ủy thác, chủ thể nhận ủy thác mới có quyền trả hồ sơ ủy thác hay không cần đợi văn bản trả lời của chủ thể ủy thác mà sau một thời hạn hợp lý nếu không có văn bản trả lời của chủ thể ủy thác thì chủ thể nhận ủy thác có quyền trả hồ sơ ủy thác. Đối với quan điểm không cần văn bản trả lời của chủ thể nhận ủy thác thì sẽ không thể thực hiện trong thực tiễn. Bởi lẽ, Tòa án nhận ủy thác sẽ căn cứ vào đâu, thời gian bao lâu để xác định Tòa án ủy thác không có văn bản bổ sung để làm rõ yêu cầu ủy thác để trả hồ sơ ủy thác do giữa chủ thể ủy thác và chủ thể nhận ủy thác không trực tiếp giao nhận hồ sơ ủy thác mà thông qua bưu điện đối với ủy thác trong nước hoặc thông qua nhiều cơ quan trung gian của hai nước đối với ủy thác ra nước ngoài.
Theo quan điểm phải nhận được trả lời của chủ thể ủy thác là có giá trị thực tiễn. Bởi lẽ, chủ thể ủy thác rất cần các chứng cứ mà họ yêu cầu ủy thác nên khi có văn bản yêu cầu bổ sung, làm rõ yêu cầu ủy thác thì chủ thể ủy thác sẽ có văn bản trả lời ngay. Pháp luật không quy định rõ chủ thể nhận ủy thác có quyền trả hồ sơ ủy thác thu thập chứng cứ khi nhận văn bản trả lời của chủ thể ủy thác không sửa chữa, bổ sung yêu cầu ủy thác làm cho quy định này không có giá trị trong thực tiễn.
Từ những phân tích trên, Tòa án nhân dân tối cao ban hành nghị quyết hướng dẫn quy định rõ trách nhiệm của chủ thể ủy thác trả lời bằng văn bản đối với yêu cầu bổ sung, làm rõ yêu cầu ủy thác. Chủ thể nhận ủy thác căn cứ vào văn bản trả lời của chủ thể ủy thác để tiếp tục thực hiện yêu cầu ủy thác hay trả hồ sơ ủy thác thu thập chứng cứ.
  1. . Trách nhiệm của chủ thể nhận ủy thác thu thập chứng cứ
2.1.Thời hạn thực hiện ủy thác
Bộ luật Tố tụng dân sự quy định, đối với ủy thác trong nước thì thời gian thực hiện việc ủy thác là 01 tháng kể từ ngày nhận được quyết định ủy thác và thông báo kết quả cho Tòa án đã ủy thác bằng văn bản. Trường hợp không thể thực hiện được việc ủy thác thì phải thông báo bằng văn bản có nêu rõ lý do[6]. Như vậy, thời gian 01 tháng là thời hạn bắt buộc bên nhận ủy thác phải thực hiện việc ủy thác. Trong thực tiễn, việc Tòa án nhận ủy thác tích cực thực hiện yêu cầu ủy thác là yếu tố quyết định yêu cầu ủy thác có được thực hiện nhanh chóng, kịp thời hay không. Việc quy định thời hạn ủy thác như trên sẽ giúp cho Tòa án nhận ủy thác có đủ thời gian để thực hiện hoàn thành việc ủy thác, nhưng mặc khác cũng ràng buộc trách nhiệm của Tòa án nhận ủy thác, làm cho Tòa án nhận ủy thác tích cự thực hiện yêu cầu ủy thác.
Thực tế, nhiều Tòa án thường không chủ động thực hiện thủ tục này, thông thường khi nhận được yêu cầu ủy thác các Tòa án không thực hiện ngay và không ưu tiên thực hiện việc này mà thường kết hợp với công tác khác của đơn vị nên thời gian thực hiện yêu cầu ủy thác thường kéo dài. Lẽ ra nếu các Tòa án ưu tiên thực hiện yêu cầu ủy thác thì đa số các yêu cầu ủy thác thu thập chứng cứ thực hiện dưới 30 ngày nhưng các Tòa án nhận ủy thác ít quan tâm nên khi gửi kết quả ủy thác hoặc trả lời không thực hiện được yêu cầu ủy thác cho Tòa án ủy thác thì thời gian thường quá 30 ngày theo quy định pháp luật rất lâu, cá biệt có trường hợp đã hết hạn 30 ngày vẫn chưa thực hiện yêu cầu ủy thác. Do đó, thời gian ủy thác thường quá thời hạn luật định làm cho thời gian giải quyết vụ việc dân sự kéo dài không có lý do chính đáng. Điều này xuất phát từ nhận thức về thời hạn 01 tháng trong thực thực tiễn còn nhiều ý kiến khác nhau.
Quan điểm 1: Tòa án nhận ủy thác phải thực hiện xong công việc ủy thác và trả lời việc nhận ủy thác trong thời hạn 01 tháng.
Quan điểm 2: Tòa án nhận ủy thác phải thực hiện xong công việc ủy thác trong thời hạn 01 tháng, còn trả lời kết quả ủy thác thì thực hiện sau thời hạn 01 tháng.
Theo tác giả, quy định tại Điều 105 Bộ luật Tố tụng dân sự năm 2015 về việc thông báo kết quả ủy thác sau khi thực hiện xong các yêu cầu ủy thác là không rõ ràng nên chúng ta có thể hiểu như quan điểm 1 và quan điểm 2 ở trên. Để làm rõ điều này, tác giả đưa ra một số ví dụ làm rõ:
Ví dụ: Trong vụ án “chia tài sản chung” giữa nguyên đơn bà Thái Cẩm Tú, các đồng nguyên đơn và bị đơn ông Thái Bá Tước, bà Nguyễn Thị Hằng do Tòa án nhân dân huyện Trần Văn Thời thụ lý hồ sơ vụ án số 138/2015/TLST-DS ngày 05/6/2015. Tòa án nhân dân huyện Trần Văn Thời đã có quyết định ủy thác thu thập chứng cứ số 264/2016/QĐ-UTTA ngày 09/5/2016 gửi cho Tòa án nhân dân huyện Thăng Bình, tỉnh Quảng Nam nhưng hiện tại Tòa án nhân dân huyện Trần Văn Thời vẫn chưa nhận được thông báo kết quả thực hiện yêu cầu ủy thác trên. Cũng trong vụ án trên, Tòa án nhân dân huyện Trần Văn Thời đã có quyết định ủy thác thu thập chứng cứ số 262/2016/QĐ-UTTA ngày 09/5/2016 gửi cho Tòa án nhân dân quận Tân Bình, thành phố Hồ Chí Minh ngày 11/5/2016, đến ngày 22/6/2016, Tòa án nhân dân quận Tân Bình mới trả kết quả thực hiện yêu cầu ủy thác. Điều này dẫn đến nhiều vụ án kéo dài do tạm đình chỉ chờ kết quả ủy thác. Tuy nhiên, cũng có Tòa án nhận ủy thác trả lời kết quả thực hiện yêu cầu ủy thác trong thời hạn 01 tháng:
Công văn số: 90/2012/CV-TA ngày 11 tháng 7 năm 2012 của Tòa án nhân dân thành phố Rạch Giá, tỉnh Kiên Giang thông báo kết quả thực hiện yêu cầu ủy thác thu thập chứng cứ theo yêu cầu ủy thác số: 199/2012/TAQ.TA ngày 26 tháng 6 năm 2012 của Tòa án nhân dân quận Tân Phú, Thành phố Hồ Chí Minh. Tại công văn này thể hiện Tòa án nhân dân thành phố Rạch Giá, tỉnh Kiên Giang đã thực hiện các yêu cầu ủy thác và thông báo kết quả ủy thác cho Tòa án nhân dân quận Tân Phú trong hạn 01 tháng kể từ khi có quyết định ủy thác.
Tương tự, Công văn số: 97/2012/CV-TA ngày 05 tháng 11 năm 2012 của Tòa án nhân dân thành phố Rạch Giá, tỉnh Kiên Giang thông báo kết quả thực hiện yêu cầu ủy thác thu thập chứng cứ theo Quyết định ủy thác số: 01/2012/QĐ-UTTA ngày 22 tháng 10 năm 2012 của Tòa án nhân dân huyện Hớn Quản, tỉnh Bình Phước. Tại công văn này thể hiện Tòa án nhân dân thành phố Rạch Giá, tỉnh Kiên Giang đã thực hiện các yêu cầu ủy thác và thông báo kết quả ủy thác cho Tòa án nhân dân huyện Hớn Quản trong hạn 01 tháng kể từ khi có quyết định ủy thác.
Quy định này chưa có văn bản hướng dẫn cụ thể cho nên theo hướng dẫn Nghị quyết số 04/2012/NQ-HĐTP có quy định mốc thời gian thực hiện ủy thác, cũng như thông báo kết quả ủy thác là 03 ngày kể từ ngày thực hiện xong yêu cầu ủy thác hoặc hết thời hạn 01 tháng nhưng không thực hiện được yêu cầu ủy thác[7]. Như vậy, áp dụng theo tinh thần hướng dẫn này thời gian trả lời ủy thác là sau thời hạn một tháng.
Quy định như vậy sẽ bắt buộc Tòa án nhận được ủy thác sẽ tiến hành việc ủy thác ngay và không lãng phí, kéo dài thời gian thực hiện việc ủy thác không cần thiết và khi hoàn thành việc ủy thác thì Tòa án nhận ủy thác sẽ chuyển trả kết quả cho Tòa án ủy thác ngay làm cho thời gian ủy thác sẽ được rút ngắn lại.
Như vậy, việc quy định mốc thời gian để Tòa án nhận ủy thác thực hiện công việc ủy thác và thông báo kết quả ủy thác là cần thiết. Quy định này sẽ giúp rút ngắn thời gian thực hiện việc ủy thác, tạo điều kiện để Tòa án ủy thác sớm nhận được kết quả ủy thác. Hạn chế việc tạm đình chỉ vụ án do chờ kết quả ủy thác.
Từ những phân tích trên, theo tác giả Tòa án nhân dân tối cao cần có Nghị quyết hướng dẫn mốc thời gian bắt đầu thực hiện việc ủy thác và mốc thời gian trả kết quả ủy thác bằng cách hướng dẫn: Khi nhận được quyết định ủy thác, Tòa án được ủy thác phải tiến hành ngay những công việc được ủy thác; kết quả thu được khi thực hiện ủy thác phải gửi ngay cho Tòa án yêu cầu ủy thác.
2.2. Trả kết quả ủy thác
Sau khi thực hiện xong việc ủy thác hoặc không thực hiện được yêu cầu ủy thác nhưng đã hết thời hạn ủy thác 01 tháng, Tòa án nhận ủy thác có trách nhiệm trả kết qủa thực hiện việc ủy thác bằng văn bản[8]. Như vậy, khi Tòa án nhận ủy thác thực hiện xong việc ủy thác thì Tòa án trên phải thông báo kết quả bằng văn bản; kể cả trường hợp đã tiến hành thực hiện yêu cầu ủy thác nhưng không thực hiện được thì cũng phải thông báo bằng văn bản và nêu lý do của việc không thực hiện được yêu cầu ủy thác gửi cho Tòa án ủy thác. Quy định như trên cho thấy Tòa án nhận ủy thác phải thực hiện yêu cầu ủy thác một cách tích cực, Tòa án nhận ủy thác không thực hiện được yêu cầu ủy thác thì trả lời bằng văn bản và có lý do khách quan, chính đáng. Việc Tòa án nhận ủy thác trả lời bằng văn bản cho Tòa án ủy thác là cơ sở pháp lý để Tòa án ủy thác có căn cứ để tiếp tục giải quyết vụ án.
Thực tế, khi nhận được yêu cầu ủy thác có Tòa án thực hiện xong yêu cầu ủy thác hay không thực hiện được yêu cầu ủy thác thì trả lời bằng văn bản và kèm theo kết quả công việc đã thực hiện hoặc lý do không thực hiện được, có Tòa án không có văn bản trả lời mà chỉ gửi kết quả thực hiện hoạt động ủy thác, cũng có Tòa án không có văn bản trả lời khi quá hạn thực hiện yêu cầu ủy thác mà không thực hiện được yêu cầu ủythác.
Ví dụ: Công văn số 134/2011/CV-TA ngày 20/7/2011 của Tòa án nhân dân thành phố Rạch Giá, tỉnh Kiên Giang. Công văn này là văn bản trả lời kết quả thực hiện yêu cầu ủy thác lấy lời khai của ông Huỳnh Văn Đời là người làm chứng trong vụ án tranh chấp quyền sử dụng đất theo quyết định ủy thác thu thập chứng cứ số 02/2011/QĐ-UTTA ngày 09/6/2011 của Tòa án nhân dân huyện Vĩnh Thuận, tỉnh Kiên Giang. Công văn này thông báo cho Tòa án nhân huyện Vĩnh Thuận biết là Tòa án nhân dân thành phố Rạch Giá đã thực hiện xong các công việc được yêu cầu ủy thác.
Công văn số 95/CV-TA ngày 08/6/2011 của Tòa án nhân dân thành phố Rạch Giá, tỉnh Kiên Giang thông báo cho Tòa án nhân dân thành phố Biên Hòa, tỉnh Đồng Nai biết: Tòa án nhân dân thành phố Rạch Giá, tỉnh Kiên Giang không thực hiện được các yêu cầu ủy thác tại quyết định ủy thác số 62/2011/QĐ-UTTP ngày 08/6/2011 của Tòa án nhân thành phố Biên Hòa được với lý do đương sự trong vụ án không còn ở địa chỉ theo quyết định ủy thác. Hoặc khi thông báo kết quả ủy thác cho Tòa án nhân dân huyện Trần Văn Thời, Tòa án nhân dân quận Tân Bình không có thông báo bằng công văn nêu lý do không thực hiện được yêu cầu ủy thác, mà Tòa án nhân dân quận Tân Bình chỉ gửi cho Tòa án nhân dân huyện Trần Văn Thời phiếu xác minh ngày 22/6/2016 của Tòa án nhân dân quận Tân Bình về việc đương sự không thường trú, tạm trú tại địa phương.
Thực tiễn, Tòa án nhận ủy thác khi thực hiện những công việc ủy thác xong, có kết quả thì có Tòa án sẽ trả lời bằng một công văn riêng kèm theo công việc được thực hiện, có Tòa không có công văn mà chỉ trả kết quả được thực hiện. Ngoài ra, thực tiễn đặt ra: Việc trả lời sẽ bằng một công văn hay thông báo, hình thức biểu mẫu ra sao, ghi những nội dung gì. Điều này cần được pháp luật quy định cụ thể để Tòa án trong cả nước áp dụng thống nhất.
Luật quy định, khi Tòa án ủy thác thực hiện xong những công việc ủy thác phải thông báo kết quả bằng văn bản; trường hợp không thực hiện được việc ủy thác thì phải thông báo bằng văn bản[9]. Như vậy, luật quy định rõ Tòa án nhận ủy thác bắt buộc phải thông báo bằng văn bản kết quả của hoạt động ủy thác. Tuy nhiên, pháp luật không có quy định rõ hình thức văn bản là công văn hay thông báo, phải có những nội dung gì, trình tự sắp xếp ra sao nên mỗi Tòa làm một cách không có sự thống nhất.
Hoạt động trả kết quả ủy thác thu thập chứng cứ có một vai trò rất quan trọng trong việc tìm ra sự thật khách quan của vụ việc dân sự, giúp Tòa án ủy thác giải quyết toàn diện vụ án. Bởi lẽ, việc Tòa án nhận ủy thác có văn bản thông báo cho Tòa án nhận ủy thác kết quả thực hiện việc ủy thác hoặc không thực hiện được việc ủy thác sẽ là căn cứ để Tòa án ủy thác tiếp tục giải quyết vụ án và các công việc ủy thác được lưu trong hồ sơ vụ án. Do đó, cần phải có hướng dẫn cụ thể để việc áp dụng pháp luật thống nhất trong cả nước.
Theo tác giả, Tòa án nhân dân tối cao cần ban hành mẫu chung thống nhất để hướng dẫn Tòa án nhân dân trong toàn quốc về thông báo kết quả ủy thác cho Tòa án đã ra quyết định ủy thác theo hướng: Ban hành mẫu với tên gọi “Thông báo kết quả thực hiện ủy thác thu thập chứng cứ”. Điều này giúp cho Tòa án nhân dân trong cả nước có mẫu chung áp dụng tạo điều kiện cho pháp luật được áp dụng thống nhất.
ThS. Lý Văn Toán, TAND huyện Châu Thành, tỉnh Kiên Giang
Đặng Minh Trung, Phó Chánh án TAND huyện Trần Văn Thời, tỉnh Cà Mau
 
[1] Điểm e khoản 1 Điều 192 Bộ luật Tố tụng dân sự năm 2015.
[2] Điều 98 Bộ luật Tố tụng dân sự năm 2015.
[3] Khoản 2 Điều 101 Bộ luật Tố tụng dân sự năm 2015.
[4] Các khoản 1,2,3 Điều 104 Bộ luật Tố tụng dân sự năm 2015.
[5] Khoản 3 Điều 11 Nghị quyết số 04/2012/NQ-HĐTP ngày 03/12/2012 của Hội đồng Thẩm phán Tòa án nhân dân tối cao.
[6] Khoản 3 Điều 105 Bộ luật Tố tụng dân sự năm 2015.
[7] Khoản 4 Điều 11 Nghị quyết 04/2012/NQ-HĐTP.
[8] Khoản 3 Điều 105 Bộ luật Tố tụng năm 2015.
[9] Khoản 3 Điều 105 Bộ luật Tố tụng dân sự năm 2015.